Політика конфіденційності

Положення про обробку і захист персональних даних у базах персональних даних, власником яких є продавець

1. Загальні поняття і сфера застосування.

1.1. Визначення термінів:

база персональних даних - іменована сукупність упорядкованих персональних даних в електронній формі та / або у формі картотек персональних даних;

відповідальна особа - особа, на яке власником або розпорядником бази персональних даних відповідно до її службових, професійних обов'язків покладено організацію роботи, пов'язаної із захистом персональних даних при їх обробці;

володілець бази персональних даних - фізична або юридична особа, якій законом або за згодою суб'єкта персональних даних надано право на обробку цих даних, яка затверджує мету обробки персональних даних у цій базі даних і процедури їх обробки, якщо інше не визначено законом;

Державний реєстр баз персональних даних - єдина державна інформаційна система збору, накопичення та обробки відомостей про зареєстровані бази персональних даних;

загальнодоступні джерела персональних даних - довідники, адресні книги, реєстри, списки, каталоги, інші систематизовані збірники відкритої інформації, що містять персональні дані, розміщені та опубліковані за згодою суб'єкта персональних даних. Не вважаються загальнодоступними джерелами персональних даних соціальні мережі та інтернет-ресурси, в яких суб'єкт персональних даних залишає свої персональні дані (окрім випадків, коли суб'єктом персональних даних прямо зазначено, що персональні дані розміщені з метою їх вільного поширення та використання);

згода суб'єкта персональних даних - будь-який документоване, зокрема письмове, добровільне волевиявлення фізичної особи щодо надання дозволу на обробку її персональних даних відповідно до сформульованої мети їх обробки;

знеособлення персональних даних - вилучення відомостей, що дозволяють ідентифікувати особу, відомості про який містяться в цій базі;

обробка персональних даних - це будь-яка дія або сукупність дій, здійснених повністю або частково в інформаційній системі і / або в картотеках персональних даних, які пов'язані зі збиранням, реєстрацією, накопиченням, зберіганням, адаптацією, зміною, поновленням, використанням і поширенням, знеособлення, знищенням відомостей про фізичну особу;

персональні дані - відомості про фізичну особу, які в своїй сукупності дають можливість ідентифікувати таку особу;

розпорядник бази персональних даних - це фізична або юридична особа, якій володільцем бази персональних даних або законом надано право обробляти ці дані. Чи не є розпорядником бази персональних даних особа, якій володільцем та / або розпорядником бази персональних даних доручено здійснювати роботи технічного характеру з базою персональних даних без доступу до змісту персональних даних;

 

 

 

суб'єкт персональних даних - це фізична особа, щодо якої відповідно до закону здійснюється обробка її персональних даних;

особливі категорії даних - персональні дані, які свідчать про расову приналежність, політичні, релігійні або інші переконання, а також дані, що стосуються здоров'я чи статевого життя, не можуть піддаватися автоматизованій обробці, якщо внутрішнє законодавство не забезпечує відповідних гарантій.

третя особа - будь-яка особа, за винятком суб'єкта персональних даних, володільця чи розпорядника бази персональних даних та уповноваженого державного органу з питань захисту персональних даних, якій володільцем чи розпорядником бази персональних даних здійснюється передача персональних даних відповідно до закону.

2. Перелік баз персональних даних.

2.1. Продавець є власником наступних баз персональних даних:

• база персональних даних клієнти, покупці або контрагенти.

3. Мета обробки персональних даних.

3.1. Метою обробки персональних даних є зберігання та обслуговування даних контрагентів, відповідно до статей 6, 7 Закону України «Про захист персональних даних» :.

3.2. Метою обробки персональних даних є забезпечення реалізації цивільно-правових відносин, надання / отримання та здійснення розрахунків за придбані товари / послуги згідно з Податковим кодексом України, Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

4. Порядок обробки персональних даних: отримання згоди, повідомлення про права та дії з персональними даними суб'єкта персональних даних.

4.1. Згода суб'єкта персональних даних має бути добровільним волевиявленням фізичної особи щодо надання дозволу на обробку її персональних даних відповідно до сформульованої мети їх обробки. Згода суб'єкта персональних даних може бути надана в наступних формах:

• документ на паперовому носії з реквізитами, що дозволяють ідентифікувати цей документ і фізична особа;

• електронний документ, який повинен містити обов'язкові реквізити, що дозволяють ідентифікувати цей документ і фізична особа. Добровільне волевиявлення фізичної особи щодо надання дозволу на обробку її персональних даних доцільно завіряти електронним підписом суб'єкта персональних даних.

• відмітка на електронній сторінці документа або в електронному файлі, що обробляється в інформаційній системі на основі документованих програмно-технічних рішень.

4.2. Згода суб'єкта персональних даних надається під час оформлення цивільно-правових відносин відповідно до чинного законодавства.

4.3. Повідомлення суб'єкта персональних даних про включення його персональних даних в бази персональних даних, права, визначені Законом України «Про захист персональних даних», мета збору даних і осіб, яким передаються його персональні дані здійснюється під час оформлення цивільно-правових відносин відповідно до чинного законодавства.

 

 

 

4.4. Обробка персональних даних про расове або етнічне походження, політичні, релігійні або світоглядні переконання, членство в політичних партіях та професійних спілках, а також даних, що стосуються здоров'я чи статевого життя (особливі категорії даних) забороняється.

5. Місцезнаходження бази персональних даних.

5.1. Зазначені в розділі 2 цього Положення бази персональних даних знаходяться за адресою продавця.

6. Умови розкриття інформації про персональні дані третім особам.

6.1. Порядок доступу до персональних даних третіх осіб визначається умовами згоди суб'єкта персональних даних, наданої володільцю бази персональних даних на обробку цих даних, або відповідно до вимог закону.

6.2. Доступ до персональних даних третій особі не надається, якщо зазначена особа відмовляється взяти на себе зобов'язання щодо забезпечення виконання вимог Закону України «Про захист персональних даних» або не в змозі їх забезпечити.

6.3. Суб'єкт відносин, пов'язаних із персональними даними, подає запит щодо доступу (далі - запит) до персональних даних володільцю бази персональних даних.

6.4. У запиті зазначаються:

• прізвище, ім'я та по батькові, місце проживання (місце знаходження) і реквізити документа, що посвідчує фізичну особу, яка подає запит (для фізичної особи - заявника);

• найменування, місцезнаходження юридичної особи, яка подає запит, посада, прізвище, ім'я та по батькові особи, яка засвідчує запит; підтвердження того, що зміст запиту відповідає повноваженням юридичної особи (для юридичної особи - заявника);

• прізвище, ім'я та по батькові, а також інші відомості, що дозволяють ідентифікувати фізичну особу, стосовно якої робиться запит;

• відомості про базу персональних даних, стосовно якої подається запит, відомості про володільця чи розпорядника цієї бази;

• перелік запитуваних персональних даних;

• мета та / або правові підстави для запиту.

6.5. Термін вивчення запиту на предмет його задоволення не може перевищувати десяти робочих днів з дня його надходження. Протягом цього терміну власник бази персональних даних доводить до відома особи, яка подає запит, що запит буде задоволено або, відповідні персональні дані не підлягають наданню, із зазначенням підстави, визначеної у відповідному нормативно-правовому акті. Запит задовольняється протягом тридцяти календарних днів з дня його надходження, якщо інше не передбачено законом.

6.6. Відстрочка доступу до персональних даних третіх осіб допускається у разі, якщо необхідні дані не можуть бути надані протягом тридцяти календарних днів з дня надходження запиту. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у запиті, не може перевищувати сорока п'яти календарних днів.

6.7. Повідомлення про відстрочку доводиться до відома третьої особи, яка подала запит, у письмовій формі з роз'ясненням порядку оскарження такого рішення.

6.8. У повідомленні про відтермінування вказуються:

• прізвище, ім'я та по батькові посадової особи;

• дата відправки повідомлення;

• причина відстрочки;

• термін, протягом якого буде задоволено запит.

6.9. Відмова в доступі до персональних даних допускається, коли доступ до них заборонений згідно закону.6.10. У повідомленні про відмову зазначаються:

• прізвище, ім'я, по батькові посадової особи, яка відмовляє у доступі;

• дата відправки повідомлення;

• причина відмови.

6.11. Рішення про відстрочення або відмову в доступі до персональних даних може бути оскаржено до суду.

7. Захист персональних даних

7.1. Захист персональних даних покладається на власника персональних даних.

7.2. Наказом керівника визначається відповідальна особа, яка здійснює обробку персональні дані відповідно до закону. Обов'язки відповідальної особи за організацію роботи, пов'язаної із захистом персональних даних при їх обробці, вказуються в посадовій інструкції.

7.3. Відповідальна особа зобов'язана:

• знати законодавство України в сфері захисту персональних даних;

• розробити процедури доступу до персональних даних співробітників відповідно до їх професійними або службових або трудових обов'язків;

• забезпечити ознайомлення і виконання вимог законодавства України в сфері захисту персональних даних;

• забезпечити доступ суб'єктів персональні дані до власних персональних даних;

• інформує керівника і розпорядника бази персональних даних щодо порушень встановлених процедур з обробки персональних даних.

7.4. З метою виконання своїх обов'язків відповідальна особа має право:

• отримувати необхідні документи, в тому числі накази та інші розпорядчі документи, видані Власником бази персональні дані, пов'язані з обробкою персональних даних;

• робити копії з отриманих документів, у тому числі копії файлів будь-яких записів, що зберігаються в локальних обчислювальних мережах і автономних комп'ютерних системах;

• брати участь в обговоренні виконуваних ним обов'язків організації роботи, пов'язаної з захистом персональних даних при їх обробці;

 

 

 

 

 

• вносити на розгляд пропозиції щодо поліпшення діяльності та вдосконалення методів роботи, подавати зауваження та варіанти усунення виявлених недоліків в процесі обробки персональних даних;

• підписувати і візувати документи в межах своєї компетенції.

7.5. Працівники, які безпосередньо здійснюють обробку та / або мають доступ до персональних даних у зв'язку з виконанням своїх службових (трудових) обов'язків зобов'язані дотримуватись вимог законодавства України в сфері захисту персональних даних і внутрішніх документів, щодо обробки та захисту персональних даних у базах персональних даних.

7.6. Працівники, які мають доступ до персональних даних, в тому числі, здійснюють їх обробку, зобов'язані допускати розголошення в будь-який спосіб персональних даних, які їм було довірено або які стали відомі у зв'язку із виконанням професійних чи службових або трудових обов'язків. Таке зобов'язання залишається в силі після припинення ними діяльності, пов'язаної з персональними даними, крім випадків, встановлених законом.

7.7. Особи, які мають доступ до персональних даними, в тому числі, здійснюють їх обробку в разі порушення ними вимог Закону України «Про захист персональних даних» несуть відповідальність згідно із законодавством України.

7.8. Персональні дані не повинні зберігатися довше, ніж це необхідно для цілі, для якої такі дані зберігаються, але в жодному разі не довше терміну зберігання даних, визначеного згодою суб'єкта персональних даних на обробку цих даних.

8. Права суб'єкта персональних даних.

8.1. Суб'єкт персональних даних має право:

• знати про місцезнаходження бази персональних даних, яка містить його персональні дані, її призначення та найменування;

• отримувати інформацію про умови надання доступу до персональних даних, зокрема інформацію про третіх осіб, яким передаються його персональні дані, що містяться у відповідній базі персональних даних;

• на доступ до своїх персональних даних, що містяться у відповідній базі персональних даних;

• отримувати не пізніш як за тридцять календарних днів з дня надходження запиту, крім випадків, передбачених законом, відповідь про те, чи зберігаються його персональні дані у відповідній базі персональних даних а також отримувати зміст його персональних даних, які зберігаються;

• пред'являти вмотивовану вимогу із запереченням проти обробки своїх персональних даних органами державної влади, органами місцевого самоврядування при здійсненні їхніх повноважень, передбачених законом;

• пред'являти вмотивовану вимогу щодо зміни або знищення своїх персональних даних будь-яким власником і розпорядником цієї бази, коли ці дані обробляються незаконно чи є недостовірними;

• на захист своїх персональних даних від незаконної опрацювання та випадкової втрати, знищення, пошкодження у зв'язку з умисним приховуванням, ненаданням чи несвоєчасним їх наданням, а також на захист від надання відомостей, які

є недостовірними або ганьблять честь, гідність та ділову репутацію фізичної особи;

• звертатися зі скаргами на обробку своїх персональних даних до органів державної влади і посадових осіб, до повноважень яких належить забезпечення захисту персональних даних або до суду;

• застосовувати засоби правового захисту в разі порушення законодавства про захисту персональних даних.

9. Порядок роботи з запитами суб'єкта персональні дані.

9.1. Суб'єкт персональних даних має право на одержання будь-яких відомостей про себе у будь-якого суб'єкта відносин, пов'язаних із персональними даними, без зазначення мети запиту, крім випадків, встановлених законом.

9.2. Доступ суб'єкта персональних даних до даних про себе здійснюється безоплатно.

9.3. Суб'єкт персональних даних подає запит щодо доступу (далі - запрос) до персональних даних володільцю бази персональних даних. У запиті зазначаються:

• прізвище, ім'я та по батькові, місця проживання (місце знаходження) і реквізити документа, що посвідчує особу суб'єкта персональних даних;

• інші відомості, що дозволяють ідентифікувати особу суб'єкта персональних даних;

• відомості про базу персональних даних, стосовно якої подається запит, відомості про володільця чи розпорядника цієї бази;

• перелік запитуваних персональних даних.

9.4. Термін вивчення запиту на предмет його задоволення не може перевищувати десяти робочих днів з дня його надходження.

9.5. Протягом цього терміну власник бази персональних цих доводить до відома суб'єкта персональні дані, запит буде задоволено або відповідні персональні дані не підлягають наданню, із зазначенням підстави, визначеної в відповідному нормативно-правовому акті.

9.6. Запит задовольняється протягом тридцяти календарних днів з дня його надходження, якщо інше не передбачено законом.

10. Державна реєстрація бази персональних даних.

10.1. Державна реєстрація баз персональних даних здійснюється відповідно до статті 9 Закону України «Про захист персональних даних».